Effiziente Korrespondenz per e-mail
Jeden Tag wird man im Büro mit einer Flut von e-mails konfrontiert. Diese Art der Kommunikation ist wesentlich schneller als der herkömmliche Briefverkehr per Post, allerdings hat man oft das Gefühl, nie mit dem Beantworten aller mails fertig zu werden. Kaum ist die Inbox einmal geleert, treffen schon die nächsten Nachrichten ein. Um nicht den ganzen Tag ausschließlich mit der Beantwortung von e-mails zu verbringen, ist effizientes Zeitmanagement gefragt. Natürlich wird man sich in der Früh nach dem Eintreffen am Arbeitsplatz einmal einen Überblick über die neuen Nachrichten verschaffen und Werbemails löschen. Danach ist es empfehlenswert, die e-mails je nach Dringlichkeit zu bearbeiten. Hat man erst einmal alle mails aufgearbeitet, sollte man sich für einen bestimmten Zeitraum anderen Aufgabenbereichen widmen und erst später, zum Beispiel nach der Mittagspause den e-mail Account abrufen. Ideal ist es, mails mit ähnlichen Themengebieten auf einmal zu beantworten. Sieht man, dass ein e-mail auch an einen anderen Kollegen geschickt wurde, gilt abzuklären wer die Antwort schreibt.
Ordnung im mail Account
Um bereits beantwortete mails rasch wiederzufinden, braucht man ein effizientes email Management. Dazu ist es ratsam, sich nach Themengebieten sortierte Unterordner zu erstellen. Dabei muss man nicht jedes mail aufheben, da üblicherweise beim Beantworten auch der bisherige Schriftverkehr noch einmal mitgeschickt wird. Besonders hilfreich ist auch die Suchfunktion der üblichen Mailprogramme. Hier kann man nach Datum, Absender, Betreff oder Stichworten im Text filtern. Arbeitet man im Kundenservice, kann man sich Entwürfe von Antworten auf häufig gestellte Fragen abspeichern. Wer häufig mails an ganze Gruppen verschickt, sollte ein gut organisiertes Adressbuch führen. Wichtig ist, dieses immer auf dem aktuellsten Stand zu halten. Zum professionellen e-mail Versand im Berufleben gehört auch eine passende Signatur. Diese sollte auf alle Fälle den Namen des Absenders, die Funktion im Betrieb, den genauen Firmennamen samt Adresse, Telefonnummer und Website enthalten.
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